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仕事の効率は、タスク処理とバッチ処理の使い分けで決まる

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仕事の効率については、その処理方法の選択によるところが大きいと思っていたので、考えていたことを。

仕事が速い人とそうでない人の違いは処理方法の違い

私が外資系企業に転職した時、マネージャーからの書類が集まってくる自分(部長秘書)のトレーを毎日整理していると、あることに気がつきました。

それは、仕事が速いAマネージャーとそうでないBマネージャーの違いです。

当時はそんな言葉は知りませんでしたが、それは、ある仕事を「タスク処理」でするか、「バッチ処理」でするか、の判断の違いでした。

タスク処理とバッチ処理

仕事を処理する方法には、大きくわけて2つあります。それは、タスク処理とバッチ処理。

タスク処理とは、不定形で、頭を使う必要があり、集中しないと出来ないことに向き、一つ一つこなしていく処理方法です。

他方のバッチ処理とは、定型で、同じ作業が複数ある時、まとめておいて一気に処理する方法。

タスク処理に向く仕事とは?

では、タスク処理に向いたものとは何でしょうか?

出張精算

まず、仕事の速いAマネージャーは、出張から帰って来ると、その日のうちに出張精算書類を作って部長に提出してきます。

一方、仕事の遅いBマネージャーは、その処理を、毎月ある出張精算書類の締切日半日か一日をあてて、その日にまとめて処理して提出してきていました。

出張精算のフォーマットは1つなので、一見、まとめて処理をした方が速い気がします。
しかし実際は、毎回出張先や目的が違うと、領収書を分け、ルートと交通費を思い出すだけでも大変です。

しかも、1ヶ月前の出張から思い出し、何とか締切日に提出しようと焦って作成するのでミスも増える。よく経理から連絡がきていて、その人本人だけでなく、他部署の人の効率まで落としていました。

出張先が毎回同じなら別です。

しかしこの場合は、出張から帰って来てすぐに書く方が、どこで何をしてお金を使ったかをよく覚えているので、作業にかかる時間は少なく、頭も疲れません。

出張精算は、タスク処理が向いているのです。

出張報告・会議の議事録

出張報告や会議の議事録についても、Aマネージャーは、出張や会議から帰って来ると、その日のうちに報告書を部長に提出してきていました。
一方、Bマネージャーは、1週間程度の間をあけて作っていました。

出張報告や議事録は、記憶の新しいうちに取り掛ったほうがいいのです。

さっさと出すと、簡単なレポートでも上司は気になりませんが、1週間も間があくと、上司はイライラしながら待つことになります。また、レポートを書くほうも日にちが経つと「ちゃんと詳しい、いいものを作らなければ」とプレッシャーがかかるので、いくつかの報告書を後からまとめて作るのは割が悪い。

出張報告書や会議の議事録も、タスク処理で、一つ一つ作った方が速いのです。

経理書類のチェック

私の直近の仕事、経理では、各部署から帳簿に計上するための書類が毎日集まってきます。

証憑と呼ばれるその書類の不備がないかのチェック。これは、不備がさまざまなのと、不備がある場合は先方に問い合わせて返事をもらわなければならないので、これも日々処理していくタスク処理に向いていました。

バッチ処理に向く仕事

では、バッチ処理に向いたものとは何でしょうか?

集中が必要な計画策定など

年に数回、部署の人達が集まって、日本全国の販売店網について、プランを練っていました。その時は、部署にあるオープンスペースではなく会議室を終日借り切って、缶詰めになって行っていました。
県ごとではなく、全国を一気にやっていたのです。

外部からの電話や人の訪問に邪魔されたくない、集中しないとできないものは、バッチ処理に向いています。

帳簿への入力などの単純作業

経理の仕事では、タスク処理で不備がないことをチェック済みの証憑を、まとめて帳簿に入力していました。

システム入力はまとめてやると慣れてスピードが速くなりますし、入力後のチェック用のプリントアウトも一気にできるので、まとめてやったほうが速いのです。

まとめ

実は、私は、秘書の仕事をしていた時、当初、間違った処理で時間がかかっていたものがありました。

それは、ファイリング。これは、まとめてやるバッチ処理に向いていると思い、ためてやっていたのですが、これはタスク処理向きの仕事でした。

どのような書類をファイルするのかにもよりますが、当時の、さまざまな書類をファイルするには、タスク処理として、毎日やったほうがよかったのです。

というのも、自分の手元に来た時と、ファイルをする時の二回、書類を見ていたから。重複した作業が発生していたんです。当日にやってしまえば、内容をまだ覚えているから内容を読むのは一回で済みます。

スペースがたくさんあれば、穴あけと仕分けをして、ファイリングの作業だけバッチ処理でまとめることもできますが、仕分けしておいておく場所がなかったんです。
それに気づいた後は、毎日ファイルをするようになりました。

どんな仕事でも、タスク処理とバッチ処理に分けられること、そしてどのように使い分けするかによって、処理時間が変わるんです。

そして、注意していただきたいのは、その使い分けがうまい人を、私は「仕事が速い人」と表現していて、「仕事ができる人」とか「優秀な人」とは書いていないこと。

しかし、えてして、「仕事が速い人」は「仕事ができる優秀な人」だと周囲から評価されています。

Photo by gadl on Visual Hunt / CC BY-SA

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